L’accès au dossier médical

L’accès au dossier médical

Vous souhaitez obtenir communication de votre dossier médical à l’Institut E3M.

Conformément à la loi n°2002-303 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé du 4 mars 2002, le patient peut accéder au dossier médical établi à son nom par le Groupe Hospitalier (article L1111-7 du code de la santé publique). L’article L1110-4 du code de la santé publique concerne la communication d’éléments médicaux aux ayants droit d’un patient décédé.

1 - Communication du dossier médical établi au nom d’un patient au patient lui-même

Le patient qui désire obtenir communication de la copie du dossier médical établi à son nom par un ou plusieurs services cliniques de l’établissement peut en faire la demande soit directement auprès du ou des service(s) concernés ou de la direction en joignant copie d’une pièce d’identité à son nom.

Seules les informations concernant un tiers ou recueillies auprès d’une tiers ne participant pas à votre prise en charge ne vous sont pas communicables. Par ailleurs, il vous ai précisé que les informations contenues dans le dossier médical établi à votre nom ne peuvent être communiquées à des tiers sans votre autorisation (membres de votre entourage, assurances…). En ce qui concerne le mineur, qui ne peut accéder directement au dossier médical établi à son nom, le ou les titulaire(s) de l’autorité parentale fait la demande en joignant une copie du livret de famille. Le tuteur qui fait la demande pour le majeur protégé, doit joindre la copie du jugement de tutelle (les majeurs protégés sous sauvegarde de justice ou sous curatelle font la demande personnellement). La personne de confiance n’a pas accès au dossier médical de plein droit. Le patient peut cependant nommer par écrit une personne (personne de confiance, membre de sa famille, médecin…) pour recevoir la copie du dossier. La personne nommée devra produire le mandat écrit, la copie d’une pièce d’identité à son nom et la copie d’une pièce d’identité au nom du patient.

2 - Communication d’éléments du dossier médical établi au nom d’un patient à ses ayants droits

Conformément au dernier paragraphe de l’article L.1110-4 du code de la santé publique, les ayants droit peuvent obtenir communication de documents médicaux d’un patient décédé à la condition que ces documents leur soient nécessaires pour :

– connaître les causes du décès

– faire valoir un droit

– défendre la mémoire du défunt

ATTENTION ! si de son vivant le patient s’est opposé à cette communication, il ne sera pas possible de donner une suite favorable à la demande.

Si le patient ne s’est pas opposé à la transmission de données médicales le concernant, l’ayant droit doit joindre à la demande qu’il envoie à l’adresse indiquée au paragraphe suivant: un justificatif de la qualité d’ayant droit à savoir pour les enfants et le conjoint survivant une copie du livret de famille et pour les autres un justificatif de la qualité d’héritier, ainsi qu’un certificat de décès et une pièce d’identité. Il est également impératif d’indiquer le ou les motifs parmi les trois prévus par la loi. Le motif « connaître les causes du décès » ne nécessite pas plus de précision. Par contre pour les deux autres « faire valoir un droit » et « défendre la mémoire du défunt » il est impératif d’apporter le plus de précisions possible dans la mesure où comme l’a indiqué dans plusieurs avis la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) « il appartient au demandeur de préciser les circonstances qui le conduisent à défendre la mémoire du défunt ou la nature des droits qu’il souhaite faire valoir, afin de permettre à l’équipe médicale d’identifier le ou les documents nécessaires à la poursuite de l’objectif correspondant » (avis 20094291 du 22 décembre 2009, avis 20102824 du 8 juillet 2010). Ainsi ce sont les médecins qui déterminent les documents à communiquer au vu de l’objectif poursuivi.

3 - Les formalités à accomplir pour toute demande

Le patient peut adresser la demande au chef du ou des services concerné (s) ou au :

Groupe Hospitalier Pitié-Salpêtrière Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers, à l’attention du Coordonnateur des Relations avec les Usagers et les Associations (CRUA)

Mme Valérie Boniface Darnaudet

47/83 boulevard de l’hôpital

75651 PARIS Cedex 13

ATTENTION : les ayants droit ne peuvent adresser leur demande qu’au CRUA

La demande peut être rédigée sur le formulaire élaboré par l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris ou sur papier libre. Elle sera dans tous les cas accompagnée des pièces justificatives citées ci-dessus.

Modalités de communication

– par consultation sur place Vous devez dans ce cas prendre rendez-vous avec le service médical concerné, directement ou par l’intermédiaire de la direction de l’hôpital. Si vous le souhaitez, la présence d’un médecin peut vous être proposée et il pourra répondre à vos questions. Des copies vous seront remises à votre demande.

– photocopies remises en main propre ou envoyées

La transmission des informations médicales rend souvent nécessaires des explications. Le médecin pourra souhaiter dans certains cas, en conformité avec ses obligations déontologiques, que leur communication s’effectue avec des précautions particulières comme la présence d’un tiers. Ceci n’empêchera pas, en tout état de cause, la remise des documents.

Les dossiers sont conservés par l’hôpital pendant une durée maximale de 20 ans après la dernière hospitalisation ou la dernière consultation, suivant la réglementation en vigueur (10 ans après la date du décès). C’est pourquoi il ne peut vous être remis que des copies des documents. Par ailleurs, si le dossier comprend des radios argentiques, et dans la mesure où les duplicatas ne peuvent plus être réalisés, elles seront remises contre la signature d’une décharge attestant que le patient est en possession de ces clichés originaux. En effet, l’obligation d’archivage nous contraint à justifier l’absence éventuelle de radios dans le dossier original. La communication sera effectuée dans les 8 jours suivant votre demande pour les documents de moins de 5 ans. Ce délai ne peut excéder 2 mois pour les documents plus anciens. Les frais de copie et d’envoi donnent lieu en principe à facturation (tarif de référence de la copie : 0,18 euro l’unité).

– connaître les causes du décès

– faire valoir un droit

– défendre la mémoire du défunt

ATTENTION ! si de son vivant le patient s’est opposé à cette communication, il ne sera pas possible de donner une suite favorable à la demande.

Si le patient ne s’est pas opposé à la transmission de données médicales le concernant, l’ayant droit doit joindre à la demande qu’il envoie à l’adresse indiquée au paragraphe suivant: un justificatif de la qualité d’ayant droit à savoir pour les enfants et le conjoint survivant une copie du livret de famille et pour les autres un justificatif de la qualité d’héritier, ainsi qu’un certificat de décès et une pièce d’identité. Il est également impératif d’indiquer le ou les motifs parmi les trois prévus par la loi. Le motif « connaître les causes du décès » ne nécessite pas plus de précision. Par contre pour les deux autres « faire valoir un droit » et « défendre la mémoire du défunt » il est impératif d’apporter le plus de précisions possible dans la mesure où comme l’a indiqué dans plusieurs avis la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) « il appartient au demandeur de préciser les circonstances qui le conduisent à défendre la mémoire du défunt ou la nature des droits qu’il souhaite faire valoir, afin de permettre à l’équipe médicale d’identifier le ou les documents nécessaires à la poursuite de l’objectif correspondant » (avis 20094291 du 22 décembre 2009, avis 20102824 du 8 juillet 2010). Ainsi ce sont les médecins qui déterminent les documents à communiquer au vu de l’objectif poursuivi.